Professionelle Aktenführung in der Kommunalverwaltung

Prof. Dr. Wolfgang Sannwald

doi:10.5771/9783415075290

Zusammenfassung

Die Standards der modernen Aktenführung Das Handbuch vermittelt die Standards der Aktenführung für das 21. Jahrhundert aus der Sicht der kommunalen Praxis. Es leistet den Know-how-Transfer zwischen den in Jahrhunderten entwickelten Regeln für Papierakten und dem digitalen Zeitalter. Handlungsanleitungen zum Thema DMS und E-Akten Das Werk enthält praktische Handlungsanleitungen, die Kommunen bei der Einführung von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) sowie E-Akten helfen und sie bei der Strukturierung des E-Mail-Verkehrs, von Scanprozessen oder des kommunalen Internetauftritts unterstützen. Die Inhalte Der Autor arbeitet die grundlegende Bedeutung des »Kommunalen Aktenplans 21« als landesweiter Standard heraus. Er geht vertiefend auf dessen Ordnungssystematik ein und erläutert u.a. die Begriffe: Aktenplankennzeichen Objektkatalog Schema Aktenidentifikationsnummer Wer den »Kommunalen Aktenplan 21« in der eigenen Kommune nutzen oder einführen will, profitiert von den praktischen Anweisungen zur Entwicklung dieser Ordnungsmerkmale für die eigene Kommune. Klar gegliedert Der Inhalt des handlichen Nachschlagewerks ist klar gegliedert und folgt systematisch den wesentlichen Schritten in der Existenz einer E-Akte oder Papierakte: Warum Schriftgut? – Die rechtlichen Grundlagen Geben Sie Ihrem Schriftgut ein Zuhause – Akte aus Papier oder E-Akte Alle Akten zählen – Aktenbestand Wie Sie Ihren Aktenbestand ordnen – der Aktenplan Wie Sie Schriftgut loswerden – Aktenaussonderung Die Erfordernisse elektronischer Aktenführung sind durchgängig berücksichtigt. Mit Hinweisen zum Aktenplan 21 und lexikalischem Register Ein Spezialteil widmet sich dem »Kommunalen Aktenplan 21«. Eine vertiefende Inhaltsangabe und ein lexikalisches Register vervollständigen das Werk. Die Expertise des Autors Der Autor Prof. Dr. Wolfgang Sannwald ist einerseits Praktiker. Er ist im Landratsamt Tübingen unter anderem seit 2004 für die Schriftgutverwaltung zuständig und hat die E-Akte in der eigenen Verwaltung eingeführt. Seit 1996 unterrichtet er andererseits über Akten, Aktenplan, Registratur und Archiv an der Verwaltungsschule des Gemeindetags Baden-Württemberg. Seit 2014 leitet er die Redaktion des »Kommunalen Aktenplans 21« im Auftrag von Gemeindetag und Landkreistag Baden-Württemberg und war langjähriger Vorsitzender der Arbeitsgemeinschaft der Kreisarchive beim Landkreistag Baden-Württemberg und langjähriges Mitglied der Bundeskonferenz der Kommunalarchive beim Deutschen Städtetag. Gemacht für ... ... alle Beschäftigten in Verwaltungen, die mit Akten arbeiten. Es ist auch in der Ausbildung einsetzbar.

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Bibliographische Angaben

Copyrightjahr: 2024
ISBN-Print: 978-3-415-07528-3
ISBN-Online: 978-3-415-07529-0
Verlag: Boorberg, Stuttgart/München
Sprache: Deutsch
Seiten: 222
Produkttyp: Monographie

Inhaltsverzeichnis

KapitelSeiten

Titelei/Inhaltsverzeichnis Kein Zugriff Seiten 3 - 10
Einleitung Kein Zugriff Seiten 11 - 14
1. 1.1 Aktenmäßigkeit des Verwaltungshandelns Kein Zugriff
2. 1. 1.2.1 Kontinuität des Verwaltungshandelns Kein Zugriff
  2. 1.2.2 Gleichheitsgrundsatz im Verwaltungshandeln Kein Zugriff
  3. 1.2.3 Rechtsstaatlichkeit des Verwaltungshandelns Kein Zugriff
  4. 1.2.4 Akteneinsichtsrechte Kein Zugriff
  5. 1.2.5 Aufbewahrungspflicht von Akten Kein Zugriff
  6. 1.2.6 Sorgfaltspflicht der Amtsträger Kein Zugriff
  7. 1.2.7 Skandale wegen Aktenvernichtung Kein Zugriff
3. 1. 1.3.1 Vollständigkeit der Akten Kein Zugriff
  2. 1.3.2 Wahrheitstreue der Akten Kein Zugriff
  3. 1.3.3 Aktenordnung Kein Zugriff
  4. 1.3.4 Nutzbarkeit der Akten Kein Zugriff
1. 2.1 Entwicklung der Akten Kein Zugriff
2. 1. 2.2.1 Unterlagen Kein Zugriff
  2. 2.2.2 Urkunden Kein Zugriff
  3. 2.2.3 Dokumente Kein Zugriff
  4. 2.2.4 Bände Kein Zugriff
3. 1. 2.3.1 Schriftgutlehre und E-Mails Kein Zugriff
  2. 2.3.2 E-Mail-Regeln Kein Zugriff
  3. 2.3.3 Verwendung von E-Mail-Feldern Kein Zugriff
  4. 2.3.4 Funktionsadressen für E-Mails Kein Zugriff
  5. 2.3.5 Anhänge von E-Mails Kein Zugriff
  6. 2.3.6 Antworten auf E-Mails Kein Zugriff
4. 1. 2.4.1 Akten Kein Zugriff
  2. 2.4.2 Sachakten und Fallakten Kein Zugriff
  3. 2.4.3 Beiakten Kein Zugriff
  4. 2.4.4 Sammelakten Kein Zugriff
  5. 2.4.5 Mitwirkungsakten Kein Zugriff
  6. 2.4.6 Handakten der Sachbearbeitung Kein Zugriff
  7. 2.4.7 Handakten der Verwaltungsleitung Kein Zugriff
5. 1. 2.5.1 Schriftstücke in Akten ablegen Kein Zugriff
  2. 2.5.2 Aktentitel Kein Zugriff
  3. 2.5.3 Akte bilden Kein Zugriff
  4. 2.5.4 Aktendimension, Vorgang, Verwaltungsprozess Kein Zugriff
  5. 2.5.5 Aktenrelevanz Kein Zugriff
  6. 2.5.6 Aktenbeschriftung Kein Zugriff
  7. 2.5.7 Ordnung der Dokumente Kein Zugriff
  8. 2.5.8 Paginierung Kein Zugriff
  9. 2.5.9 Aktenheftung Kein Zugriff
6. 1. 2.6.1 E-Akte und Papierakte Kein Zugriff
  2. 2.6.2 Elektronische Fallakten Kein Zugriff
  3. 2.6.3 Führende Akte und E-Vorakte Kein Zugriff
  4. 2.6.4 Geschehensverlauf in der E-Akte Kein Zugriff
  5. 2.6.5 Scanerfordernisse Kein Zugriff
  6. 2.6.6 Retrodigitalisierte Akten Kein Zugriff
  7. 2.6.7 Hybridakten Kein Zugriff
  8. 2.6.8 Konformitätskriterien KAP 21/DMS Kein Zugriff
7. 1. 2.7.1 E-Akte: Prozessabbild oder Prozessdurchführung? Kein Zugriff
  2. 2.7.2 Entwicklungsstufen von Schnittstellen Kein Zugriff
  3. 2.7.3 Pragmatische Scanprozesse Kein Zugriff
  4. 2.7.4 Pragmatische Aussonderungsschnittstelle Kein Zugriff
  5. 2.7.5 Über die Anwendungen hinausdenken Kein Zugriff
8. 1. 2.8.1 In die Tiefen des Internetauftritts Kein Zugriff
  2. 2.8.2 Zufallsspiel Suchmaschine Kein Zugriff
  3. 2.8.3 Per Zuführungsdomain direkt zur Information Kein Zugriff
  4. 2.8.4 Internetauftritt und Startseite Kein Zugriff
  5. 2.8.5 Verwaltung der HTML-Seiten Kein Zugriff
1. 1. 3.1.1 Zentrale Registratur Kein Zugriff
  2. 3.1.2 Sachbearbeiterablage Kein Zugriff
  3. 3.1.3 Eignung der Ablageformen Kein Zugriff
  4. 3.1.4 Dienstordnung zur Schriftgutverwaltung Kein Zugriff
  5. 3.1.5 Aktenidentifikationsnummer (Aktennummer) Kein Zugriff
2. 1. 3.2.1 Elektronisches Aktenverzeichnis Kein Zugriff
  2. 3.2.2 Aktenverzeichnis als Steuerungsinstrument Kein Zugriff
  3. 3.2.3 Aktenverzeichnis erstellen Kein Zugriff
3. 1. 3.3.1 Akteninventar im DMS Kein Zugriff
  2. 3.3.2 Akteninhalte ins DMS übernehmen Kein Zugriff
  3. 3.3.3 Aktenbestand im DMS Kein Zugriff
  4. 3.3.4 Elektronisches Aktengesamtverzeichnis Kein Zugriff
  5. 3.3.5 Verfahrensinventar für Aktenteilbestände Kein Zugriff
4. 3.4 Mehrere Aktenbestände (Zweckverbände, Vereine) Kein Zugriff
1. 1. 4.1.1 Aktenplan Württemberg Kein Zugriff
  2. 4.1.2 Aktenplan Baden Kein Zugriff
  3. 4.1.3 Büroreform Kein Zugriff
  4. 4.1.4 Kommunaler Aktenplan nach 1945 Kein Zugriff
  5. 4.1.5 KGSt-Aktenplan Kein Zugriff
  6. 4.1.6 Aktenplanvielfalt seit 2005 Kein Zugriff
2. 1. 4.2.1 Externe Orientierung des Produktplans Kein Zugriff
  2. 4.2.2 Interne Orientierung des Aktenplans Kein Zugriff
  3. 4.2.3 Aufwand der Hierarchie Kein Zugriff
  4. 4.2.4 Anpassungsbedarf Kein Zugriff
  5. 4.2.5 Umstellungsaufwand Kein Zugriff
  6. 4.2.6 Variabilität Kein Zugriff
  7. 4.2.7 Fazit produktorientierter Aktenplan Kein Zugriff
3. 1. 4.3.1 Versagen reiner Suchstrategien Kein Zugriff
  2. 4.3.2 Systematik wegen zentraler Aktenverwaltung Kein Zugriff
  3. 4.3.3 Systematik für elektronische Aktenbestände Kein Zugriff
  4. 4.3.4 Prinzip Landeseinheitlichkeit Kein Zugriff
  5. 4.3.5 Arbeitsgruppen zum Aktenplan Kein Zugriff
  6. 4.3.6 Vorgehen bei der Aktenplanüberarbeitung Kein Zugriff
  7. 4.3.7 Textredaktion im Kommunalen Aktenplan 21 Kein Zugriff
  8. 4.3.8 Permanente Redaktion und Updates Kein Zugriff
  9. 4.3.9 Erscheinungsbild des Kommunalen Aktenplans 21 Kein Zugriff
4. 1. 4.4.1 Kerngerüst Begriffshierarchie Kein Zugriff
  2. 4.4.2 Aktenplankennzeichen und Aktenzeichen Kein Zugriff
  3. 4.4.3 Aktenplansachstelle und Aktenstelle Kein Zugriff
  4. 4.4.4 Abstraktheit des Aktenplans Kein Zugriff
  5. 4.4.5 Inhaltliche Anpassungen des KAP 21 Kein Zugriff
  6. 4.4.6 Standardisierte Endziffern des KAP 21 Kein Zugriff
  7. 4.4.7 Aufgaben mit mehreren Perspektiven Kein Zugriff
  8. 4.4.8 Allgemeines und Übergreifendes Kein Zugriff
5. 1. 4.5.1 Systematische Brüche im früheren Boorberg-Aktenplan Kein Zugriff
  2. 4.5.2 Konkreszentes System im KAP 21 Kein Zugriff
  3. 4.5.3 Ableitungskennung Kein Zugriff
  4. 4.5.4 Bildhafte Vorstellung Kein Zugriff
  5. 4.5.5 Objekte und Projekte Kein Zugriff
  6. 4.5.6 Objektkataloge vor Ort Kein Zugriff
  7. 4.5.7 Tiefergliederung im KAP 21 Kein Zugriff
  8. 4.5.8 Schematische Tiefergliederung Kein Zugriff
  9. 4.5.9 Schemakatalog vor Ort Kein Zugriff
6. 4.6 Aktenplanumstellung Kein Zugriff
7. 1. 4.7.1 Ordnungsmerkmale in den Metadaten Kein Zugriff
  2. 4.7.2 Tabellen im DMS Kein Zugriff
  3. 4.7.3 E-Akte und Ordnungsmerkmale Kein Zugriff
1. 1. 5.1.1 Anforderungen an die Aktenaussonderung Kein Zugriff
  2. 5.1.2 Aussonderungsreife Kein Zugriff
  3. 5.1.3 Aussonderungsliste und Aussonderungsprozess Kein Zugriff
  4. 5.1.4 Aktenführungsmodul Kein Zugriff
  5. 5.1.5 PDF/a-Format Kein Zugriff
2. 1. 5.2.1 Zweifel an Aufbewahrungsfristen Kein Zugriff
  2. 5.2.2 Aufbewahrungsfristen für Personalakten Kein Zugriff
  3. 5.2.3 Aufbewahrungsfristen für Bauakten Kein Zugriff
  4. 5.2.4 Aufbewahrungsfristen bei BVFG-Akten Kein Zugriff
  5. 5.2.5 Prüffrist oder Aufbewahrungsfrist Kein Zugriff
3. 1. 5.3.1 Konvertierung und Aussonderungsprozess Kein Zugriff
  2. 5.3.2 Datenpakete Kein Zugriff
  3. 5.3.3 Primärdaten Kein Zugriff
4. 1. 5.4.1 Bewertung Kein Zugriff
  2. 5.4.2 Bewertungskriterien Kein Zugriff
  3. 5.4.3 Bewertungsverfahren Kein Zugriff
5. 1. 5.5.1 Kommunalarchive und Schriftgutverwaltung Kein Zugriff
  2. 5.5.2 Verwaltungsarchiv und Aussonderungsprozess Kein Zugriff
  3. 5.5.3 Kommunalarchive und der digitale Umbruch Kein Zugriff
  4. 5.5.4 Kommunalarchive und Aktenplan Kein Zugriff
6. 1. 5.6.1 Gesellschaftlicher Wert der Kommunalarchive Kein Zugriff
  2. 5.6.2 Bestände und Archivalien Kein Zugriff
  3. 5.6.3 Archivbenutzung Kein Zugriff
  4. 5.6.4 Gedächtnisinstitution Archiv Kein Zugriff
  5. 5.6.5 Relevanz der Erinnerungskultur Kein Zugriff
  6. 5.6.6 Kommunen brauchen Identität Kein Zugriff
Nachbemerkung Kein Zugriff Seiten 197 - 200
Sachregister Kein Zugriff Seiten 201 - 222